Для соблюдения процедур делопроизводства в ELMA365 реализованы функции регистрации, автоматического присвоения номеров, сквозной нумерации и резервирования.

• Все зарегистрированные документы формируют единый реестр.
• Удобное хранение и поиск с учетом прав доступа позволят сотрудникам моментально найти нужный документ, даже если подразделения вашей компании разбросаны по всей стране.

В ELMA365 легко автоматизировать работу с финансовыми документами. Маршруты согласования входящих счетов исключают случаи потери документов и снижают риски несвоевременной оплаты. Стадии рассмотрения становятся прозрачными и контролируемыми.

Согласование по маршруту занимает минимум времени. После того как счет от контрагента попадает в систему, ELMA365 определяет ответственных за согласование и ставит им задачу. Сроки рассмотрения строго ограничены, при любой задержке вы видите, на каком этапе возникли сложности.

Если регламенты в компании изменились, инструмент легко под них подстроится. Маршруты можно отредактировать за пару кликов: адаптировать их под обновленную оргструктуру, изменить порядок согласования, условия и сроки.

«Мы хотели избавиться от бумажной волокиты и сократить число ручных бизнес-процессов c целью ускорить компанию в период активного роста. Конечно, как ИТ-подразделение мы создавали инструменты для автоматизации в отдельных департаментах, но в итоге пришли к выводу, что настроить BPM-систему — более простое и гибкое решение. Она позволяет вести не только электронный документооборот, но и оцифровывать процессы, не касающиеся работы с документами»

Входящие договоры

При работе со входящими договорами ELMA365 обеспечивает своевременное исполнение задач по документу и их контроль.

Система помогает перевести процесс согласования в цифровую плоскость. Задачи по рассмотрению автоматически приходят ответственным с учетом графика отсутствий и замещений. Так как у задач есть фиксированные сроки, исполнители не смогут затянуть рассмотрение документа. При отказе все разногласия фиксируются в системе.

Согласование может быть как параллельным, так и последовательным — это зависит от регламентов вашей компании.

Исходящие договоры

Исходящие договоры генерируются по готовым шаблонам. Система подставит все нужные реквизиты из справочников автоматически.

Настроенная нумерация упрощает учет договоров и их регистрацию, а риск потерять документ сведен к минимуму благодаря единому хранилищу документов.

Процедура согласования автоматизируется при помощи сквозного процесса. В случае отказа исходящий документ можно быстро отредактировать: загрузить новую версию, внести исправления в режиме правки или добавить примечания к пунктам договора.

Карточка договора отражает все связанные с ним документы: доп. соглашения, приложения, счета и акты. Прямо с карточки вы можете открыть любой из этих документов, проверить его статус, просмотреть версии, распечатать и т.д.

Служебные записки

В ELMA365 служебные записки создаются в считанные секунды и сразу направляются адресатам. Сотрудникам не нужно ходить по офису с бумагами, чтобы согласовать отгул, — достаточно внести информацию онлайн. Это можно сделать даже с телефона — система сама сформирует документ и отправит его руководителю. Заказать технику, оформить отпуск или отправить сотрудника в командировку теперь можно быстро и без волокиты.